Aktivity

Pojmem aktivity se v TeamOnline CRM označují maily, schůzky, úkoly a telefonáty. Když zvednu telefon a vytočím číslo: "Haló? Pan Zákazník?", uskutečnil jsem telefonát - neznamená to však, že se musela nutně odehrát nějaká aktivita z hlediska obchodu či TeamOnline CRM. S panem Zákazníkem jsem mohl prohodit ve skutečnosti jen pár slov: "Dejte mi, prosím, k telefonu vaši paní" a s ní pak nezávazně prokafrat zbytek pracovní doby. Naproti tomu slova: "Dobrý den, pane Zákazníku. Volám vám, abych vám připomenul, že byste měl se svými hodinkami s vodotryskem přijít na garanční prohlídku" už stojí za zaznamenání, a to hned hned ze dvou důvodů: připomínání a evidence.

Důvod první: Připomínky

První situací, ve které byste měli rozhodně zaznamenávat své aktivity, je připomínka. Typická je výše uvedená situace - zákazník si od vás koupil výrobek, který potřebuje například pravidelnou údržbu (technické prohlídky), obnovení licencí (u software na dobu určitou - typicky antiviry), či vyžaduje jinou pozornost. Je milé, pamatujete-li na zákazníka i v takovýchto situacích, protože lidé mají ve své povaze chodit se džbánem pro vodu tak dlouho, dokud nedrží v ruce utržené ucho a nehořekují nad střepy džbánu válejícími se v kaluži vody na cestě.

Podobně si lze představit, že zákazník vás kontaktuje kvůli nějakému netriviálnímu problému, který nedovedete rychle vyřešit. Slíbíte zákazníkovi, že mu zjistíte potřebné informace a zavoláte mu zpátky. Do toho se ale ozve spousta dalších zákazníků s úplně jinými dotazy, váš netaktní šéf vás dvoutaktně sjede (tj. na dvě doby), a po hodině už si na původní zákazníkův požadavek nevzpomenete, natožpak abyste s ním něco dělali. Když vám za čtrnáct dní volá rozhořčený zákazník znovu, celý kolotoč se může opakovat. Vsadíte na to, že vám zákazník zavolá i potřetí? TeamOnline CRM vám pomůže se takovým situacím vyhnout, poslouží vám jako externí paměť.

Důvod druhý: Evidence

Uvedená situace z předchozího odstavce ukazuje ještě na druhý uvedený případ, kdy je vhodné zaznamenávat své aktivity, i když to není na první pohled patrné - zaznamenáte-li si některé klíčové telefonáty či jakékoliv jiné aktivity (schůzky, maily a podobně), budete mít v TeamOnline CRM celou stručnou historii obchodního případu. I po několika letech bez kontaktu se zákazníkem budete vědět, že kdysi dávno jste s ním cosi řešili. Vhodné je zaznamenávat třeba už zmiňované technické prohlídky.

Můžete namítnout: "Ale můj zápisník mi poslouží úplně stejně, a navíc jej mohu mít kdykoliv s sebou a psaní tužkou je operativnější." Máte pravdu. Ale na ulici vás porazí auto, kufřík vám při resuscitaci ukradou zloději, záznamník - coby nepotřebný kus papíru - hodí do vody, tam jej sežere aligátor... a zatímco vás zrovna křísí z týdenního umělého spánku, aligátor se těší ze svého cenného úlovku v kožené vazbě, tak nebohý zákazník se právě dovolal do firmy potřetí a váš kolega se kroutí jako had před vyčítavými slovy zákazníka: "Ale my o ničem nevíme! Fakt jste to od nás koupil? Vážně máte tyto problémy? Můžete mi je popsat?"

Tímto jsem, poněkud drasticky, vyzdvihnul další přednost evidence různých událostí v TeamOnline CRM - zatímco váš osobní zápisník slouží jen vám osobně, TeamOnline CRM slouží celé vaší firmě. Na záznamy, které zapíšete do TeamOnline CRM, se může podívat kdokoli s příslušným oprávněním a v případě potřeby může snadno převzít vaši zákaznickou klientelu.

Aktivity se dají připojit prakticky k jakékoliv jiné komponentě v TeamOnline CRM. Evidovat tedy můžete například pracovní schůzky s konkrétním zákazníkem (napojení na osobu v evidenci kontaktů), stejně tak můžete spojit stejnou schůzku s konkrétním obchodním případem, případně s firmou.

K aktivitám se dá připojit libovolná příloha. K záznamu o technické prohlídce tak můžete uložit například i fotokopii vytištěného a podepsaného protokolu. Důležité dokumenty se díky tomu nemusejí válet někde na disku, ale jsou k nalezení rovnou mezi ostatními souvisejícími záznamy v TeamOnline CRM.

V aplikace TeamOnline najdete čtyři základní aktivity: maily, telefonáty, schůzky a úkoly. Pojďme si stručně probrat jejich vlastnosti:

Maily

TeamOnline využívá pro své spojení s okolním světem poštovní servery Googlu. Pošta v provedení Googlu mě zaujala naposledy v době, kdy Google rozesílal pozvánky na gigabajtovou schránku. Jelikož se ke mně pozvánka nedostala, přestala mě zajímat i pošta na Googlu. Ale předpokládám, že Googlí pošta je stejná, či aspoň podobná, jako všechny ostatní veřejné poštovní servery". Podstatná je jiná věc: z aplikace TeamOnline máte přístup do své poštovní schránky a jednotlivé zprávy můžete připojit ke svým ostatním datům. Zároveň díky TeamOnline CRM dostanete možnost k takové poště připojit různé připomínky, svá vlastní pole a libovolné přílohy. Současně můžete připojit mail k libovolné jiné komponentě aplikace TeamOnline CRM - když vám zavolá zákazník kvůli zakázce, najdete u této zakázky (obchodního případu) všechny maily, které se zakázkou souvisejí a u kterých jste si dali tu práci a k obchodnímu případu je připojili. Nejpoužívanější položky (firma, osoba, obchodní případ) najdete hned na úvodní stránce formuláře s poštou, další souvislosti pak lze definovat na samostatné kartě formuláře.

Schůzky

Pro plánování schůzek aplikace TeamOnline CRM využívá, podobně jako u pošty, servery Googlu. Stejně jako pošta, je pro mě i Googlí kalendář španělská vesnice. Podstatné je, že plánování schůtek v TeamOnline CRM funguje a je, stejně jako ostatní aktivity, propojitelné s dalšími komponentami TeamOnline CRM (firmy, osoby, obchodní případy, jiné aktivity a podobně). K záznamu o schůzce můžete připojit libovolnou přílohu. Abyste však nemuseli přikládat celý dokument, potřebujete-li napsat jen "dohodli jsme se, že se dohodneme za týden", najdete ve formuláři samostatnou kartu "Zápis ze schůzky", odkud můžete svůj záznam také rovnou odeslat ostatním účastníkům.

Úkoly, Telefonáty

Údaje evidované u těchto dvou aktivit jsou prakticky shodné s údaji u ostatních aktivit. U úkolu lze mimo to nastavit i pracovníka, zodpovědného za vyřešení úkolu.

Přehled pro dnešní den

Veškeré aktivity jsou přehledně rozházené po celé aplikaci TeamOnline CRM. Přehledně proto, že potřebnou aktivitu najdete vždy tam, kde ji potřebujete (v souvislosti s obchodním případem a podobně). Roztroušené po celé aplikaci jsou pak díky tomu, že jedna aktivita se může objevit na několika různých místech.

Hledáte-li aktivity spojené s konkrétním obchodním případem, nemůžete zabloudit. Abyste nezabloudili ani v úkolech a schůzkách na dnešní den, najdete v TeamOnline CRM složku nadepsanou "Dnes". Zde najdete seznam úkolů pro dnešní den, aktuální nástěnku (jednoduché zprávy), naplánované schůzky a kalendář s pro naplánování času. Přehled neslouží pouze ke čtení, přímo v přehledu lze aktivity i vytvářet (například schůzky v týdenním kalendáři).

Zaujal vás systém TeamOnline CRM a chcete se dozvědět více? Na stránkách www.teamonline.cz je k dispozici online demoverze, náhledy z aplikace, termíny veřejných prezentací a další.