ARCHIV

EGroupware II. - Pošta v EGroupware

Důležitou součástí EGroupware je práce s poštou. Protože obyčejní uživatelé si často nedovedou ani představit, co by měli od elektronické pošty očekávat, věnujeme jeden díl seriálu o EGroupware právě elektronické poště.

25.3.2011 00:00 | Petr Bravenec | Články autora | přečteno 8611×

Pošta

Poštovní klient FelaMiMail v EGroupware bych označil za obyčejného webového poštovního klienta spíše horších kvalit. Popisovat poštovního klienta, je-li k dispozici množství lepších variant, se může proto jevit jako troufalost a trochu zbytečná činnost. Ale přesto bych rád jeden článek o EGroupware věnoval právě poště, protože pošta je velmi důležitou součástí EGroupware a výhodou poštovního klienta FelaMiMail je dobrá integrace do celého systému EGroupware.

Chci-li ale vykládat o poště v EGroupware, musím nejdřív vysvětlit, jak pošta pracuje a co vše lze s poštou dělat - bez ohledu na Egroupware.

Odesílání pošty

EGroupware se o odesílání a příjem pošty nijak nestará. Abyste mohli používat poštu v EGroupware, musíte mít nainstalovaný vlastní poštovní server, případně musíte využít služeb nějakého externího poskytovatele pošty.

Pro odesílání pošty je volba jednoznačná - SMTP. Server pro pouhé odesílání pošty z EGroupware může být nastaven velmi prostě, dobrou volbou je například server Postfix. Ideální je, je-li server nastavený i pro odesílání pošty z externích poštovních klientů (MS Outlook, Thunderbird). Aby nebyl váš poštovní server (při použití externích klientů) otevřený pro rozesílání pošty různými nezbedníky (původně mě napadla přehršel zcela jiných výrazů), je nutné, aby byla možnost odesílání pošty chráněná heslem a komunikace šifrovaná. U poštovního klienta MS Outlook je například i výhodou, je-li heslo pro odesílání i příjem pošty společné - veškeré nastavení pak spočívá obvykle jen v zaškrtnutí volby "Pro odesílání pošty používat stejné přihlašovací jméno a heslo jako pro příjem". Při správném nastavení je pak jedno, jestli je počítač připojený k síti ve firmě, doma, nebo na služební cestě v nejbližší Tramtárii.

Příjem pošty

Pro správu poštovních schránek potřebuje EGroupware další kategorii serveru. Zde je ovšem situace složitější. Pro výběr pošty lze použít dva různé protokoly POP3 a IMAP. Je s podivem, že mnoho lidí nechce o IMAP protokolu slyšet a preferuje POP3. Pro plnohodnotné využítí pošty v EGroupware je ale IMAP protokol nezbytností. Do role IMAP serveru lze s úspěchem použít například server Dovecot nebo Cyrus.

Máte-li si možnost vybrat, volte vždy IMAP. Vyhněte se protokolu POP3 velikým obloukem.

Imap server

IMAP server si můžete představit jako databázi, ve které máte uskladněnou svoji poštu. Databáze je uložená někde na serveru a vy se svým poštovním klientem pouze nahlížíte do této databáze. Je jedno, jestli máte poštu ve svém domácím počítači, ve služebním notebooku, v mobilu, či snad používáte výhradně FelaMiMail v EGroupware. Databáze s poštou je jen jedna a veškerá pošta je tak ve všech vašich počítačích stejná. IMAP server navíc umí udělat za vašeho poštovního klienta spoustu práce - chcete-li například najít ve svém mnoha tisíci mailovém archivu nějakou zprávu a máte k dispozici momentálně pouze mobilní telefon, budete velmi rádi, když tuto poštu najde přímo server a by nebudete muset přes gprs tahat do mobilu několik desítek tisíc zpráv. I tak vám bude připadat, že na tom váš mobil pracuje celou věčnost.

Protože je veškerá firemní pošta uložená v jedné databázi, je možné využít i další postupy, které jsou jinak nerealizovatelné. Typicky například sdílené složky, kdy například důležité obchodní maily skladujete na jednom místě a přístup do nich má celé obchodní oddělení (ale už nikdo jiný ve firmě).

Často bývá ve firmách společná adresa, například info@mojefirma.cz, kam chodí nejrůznější poptávky, nabídky a spam. Někdo obvykle musí takovou poštu roztřídit a přeposlat odpovědným lidem. Sdílené složky na IMAP serveru umožní takovou poštu třídit jednoduše přesunutím myší do jiné poštovní schránky (není nutné poštu přeposílat).

Automatizace některých činností

Dobrý IMAP server navíc poskytuje nějaké prostředky pro automatizaci. Přímo na serveru tak můžete nastavit své poštovní filtry či automatické odpovědi, které fungují, i když je váš počítač vypnutý a vy si užíváte svou dovolenou nebo jste na služební cestě. U IMAP serverů je k tomu obvykle určený programovací jazyk Sieve.

Antivir, antispam

K poštovním serveru můžete připojit snadno další dva užitečné pomocníky - antivir a antispam. Ve světě opensource existuje velmi dobrý antivir: Clamav. Spolu s utilitou clamstpd je tento antivir připravený pro propojení s poštovním serverem (postfix).

Pro filtrování spamu používám velmi jednoduché, ale velmi účinné řešení postavené na programu dspam. Tento program vypadá velmi jednoduše například ve srovnání se SpamAssassinem, neboť neobsahuje žádné filtry, které vyhledávají v textu zmínky o modré piluli, a o jeho činnosti prakticky nevíte. Navíc je nutné dspam naučit rozeznávat, co spam je a co není.

Proč je tedy dspam tak vhodný jako antispam? Do IMAP serveru Dovecot totiž existuje plugin, který spolupracuje s dspamem a umí jej snadno natrénovat podle vašich požadavků - stačí jen přesouvat spam do složky "Spam" na serveru a občas projít složku "Spam" a vylovit odtud regulérní poštu a přesunout ji do složky s příchozí poštou. To je vše.

Dspam je takto natrénovatelný pro každého uživatele zvlášť a je to tak dobře - pro někoho je pošta o modré pilulce obtížný spam, pro někoho zajímavost, pro dalšího pak - bohužel - měkká realita a tyhle maily prostě vítá.

Co vám nabízí EGroupware pro správu pošty

V předchozích odstavcích jsem vysvětlil, jaké možnosti poskytuje dobře fungující a nastavená pošta, o EGroupware však příliš slov nepadlo. Co tedy EGroupware pro správu pošty nabízí?

Tvorba poštovních účtů

Je-li poštovní IMAP i SMTP server propojený s uživatelskou databází v EGroupware, stačí pro vytvoření nového poštovního účtu i s poštovní adresou vytvořit uživatele v EGroupware.

Nastavení uživatelských práv

Poštovní klient v EGroupware obsahuje prostředky pro nastavení uživatelských práv k jednotlivým poštovním složkám. Jakkoli je poštovní klient FelaMiMail v Egroupware jednoduchý, toto je věc, se kterou se v poštovních klientech často nesetkáte.

Nastavení automatické odpovědi a filtrů pro třídění pošty

Filtry se nastavují v jednoduchém formuláři a překládají do jazyka Sieve; hotový skript se pak odesílá na poštovní server. Protože skripty se zpracovávají na serveru, fungují takto vytvořené filtry u všech vašich poštovních klientů - pošta se třídí jak pro EGroupware, tak například pro váš MS Outlook, kterým obvykle poštu čtete.

Tvorba Sieve skriptů je také jednou z věcí, které obvykle u poštovních klientů nenajdete. V takto luxusní podobě jsem na tvorbu Sieve skriptů narazil právě jen u EGroupware.

Co má poštovní klient FelaMiMail navíc

Největší předností poštovního klienta je integrace do prostředí EGroupware.

Propojení s infologem

Infolog jsme dosud neprobírali, napravíme to v některém z dalších dílů tohoto seriálu. Nyní aspoň letecky - do infologu můžete uložit libovolný mail. V infologu pak můžete takový mail spojit například s některým projektem, použít jej jako součást dokumentace, jako přílohu ke kontaktu a podobně. Mail v infologu není osamocený, může být propojený s libovolnou částí EGroupware.

Propojení s kontakty

Zní to jako drobnost - při zadávání poštovní adresy v nové poště vytvářené přes EGroupware se vám nabízí adresy ze seznamu kontaktů. Podobnou věc umí nabídnout prakticky každý poštovní klient.

Předností poštovního klienta v EGroupare však je, že vám nabízí adresy evidované v EGroupware. Díky tomu si můžete v adresách udělat celofiremní pořádek. Obchodníci mohou mít svůj vlastní seznam adres, pro technické oddělení nebo účtárnu pak bude zajímavý zcela jiný okruh kontaktů.

Nastavení uživatelských práv

I při použití POP3 protokolu se mnoho lidí naučilo třídit svou poštu do různých složek (ti ostatní skladují v příchozí poště desítky tisíc zpráv). Na IMAP serveru můžete třídit svou poštu do různých složek úplně stejně - složky však zůstávají uložené na serveru. Navíc vám IMAP server umožní sdílet jednotlivé složky mezi různými uživateli. Aby nedocházelo ke konfliktům či nežádoucím únikům informací, je možné u každé složky detailně nastavit přístupová práva pro každého uživatele zvlášť. Hlídání přístupových práv je vlastností IMAP serveru, poštovní klient FelaMiMail v EGroupware vám však nabízí prostředek pro nastavení těchto přístupových práv přímo v EGroupware.

Co poštovnímu klientu FelaMiMail chybí

Nejsem velkým příznivcem webových poštovních klientů, takže srovnávat s jinými podobnými klienty je pro mě obtížné. Jednu mouchu bych ale našel: FelaMiMail zcela postrádá řazení pošty po vláknech.

Upozornění na MS Outlook

Když už se rozepisuji o poště, musím zmínit jednu věc, která s EGroupware nijak nesouvisí, na kterou však časem narazí mnoho uživatelů starších verzí MS Outlook (2003): při uložení pošty v IMAP serveru se můžete časem dostat do stavu, kdy MS Outlook přestane přijímat poštu. Je to obvykle proto, že velikost poštovní schránky, se kterou je MS Outlook schopný pracovat, je omezená na 2 GB. Využíváte-li intenzivně IMAP server a sdílíte s ostatními některé složky, můžete se velmi rychle dostat do stavu nefungujícího Outlooku. Někdy stačí poštovní účet v MS Outlooku zrušit (pošta se tím nesmaže) a znovu nakonfigurovat. Brzy se ale dostanete do stejného stavu opět. Chcete-li mít jistotu, že vás MS Outlook nevypeče v nejhorší možnou chvíli, nainstalujte si i jiný poštovní klient, například Thunderbird. Při použítí IMAP protokolu vám nic nebrání používat oba klienty najednou.

Dále pak pamatujte na to, že MS Outlook ukládá odesílanou poštu lokálně. Na serveru proto svou odeslanou poštu obvykle nenajdete.

Odkazy

Některé konkrétní postupy a triky při používání pošty v EGroupware najdete zde:
http://bravenec.org/cs/howto/posta/

Verze pro tisk