Kontakty

Podobně jako u pošty, i kontaktů by se mohlo zdát, že nemohou nabídnout nic, co by nebylo součástí běžných poštovních programů. Bezkonkurenční nástroj, alespoň při srovnání se samostatnými poštovními klienty (Thunderbird), dělá z evidence kontaktů až integrace s ostatními komponentami EGroupware.

Užitečnou vlastností kontaktů v EGroupware je možnost vlastního rozšiřování. Ačkoli tvůrci EGroupware zabudovali do kontaktů úctyhodné množství položek, určitě byste při každodenním použivání přišli na množství dalších údajů, které byste chtěli evidovat. Je-li váš marketing postavený na obvolávání potenciálních zákazníků, jistě si své kontakty rozšíříte o data jako "První kontakt se zákazníkem", "Poslaná nabídka", "Ověření nabídky" či "Zákazník nemá zájem".

Jakmile se komunikace se zákazníkem dostane na vyšší úroveň, přestanou vám stačit i uživatelsky definované položky a začnete připojovat ke svému kontaktu další komponenty EGroupware, například záznamy v infologu.

Infolog

Když jsem se poprvé setkal s EGroupware a začal jsem zkoumat jeho možnosti, termín "Infolog" mne dokonale zmátnul. Moje představa infologu byla, že jde o cosi ne zcela nepodobného blogu, snad jen s tím rozdílem, že jednotlivé záznamy nezačínají frází "Milý blogísku...", nýbrž "Zápis z jednání". Pletl jsem se.

Jak jsem začal do EGroupware pronikat, moje představa o infologu se začala měnit. Dnes si představuji jednotlivý záznam v infologu spíš jako list papíru, na který si můžete napsat či vytisknout prakticky cokoliv - poznámky, maily, úkoly a podobně. Když budete chtít, můžete na jednotlivé listy papíru psát i svůj vnitrofiremní blog - to jen aby byla analogie s mou původní představou o infologu kompletní.

Jeden samostatný, izolovaný list papíru však není v papírové kanceláři prakticky k ničemu, i když jich budete mít velkou hromadu. Ani svůj vnitrofiremní blog jistě nebudete ukládat na kupu jiných papírů na svém pracovním stole. Váš blog - důležitá součást vaší firemní kultury - by se na vašem stole ztratil mezi obchodními nabídkami, vytištěnými maily, fotografiemi rodiny a reklamními letáčky z místního hypermarketu. Občas sice někdo svou práci takto organizuje, ale většina soudných lidí si uloží svůj zápis ve svém papírovém blogu do šanonu s nápisem "Blog" a ten postaví do police s nálepkou "Vnitrofiremní dokumenty".

Na jiný list papíru ve vaší papírové kanceláři pro změnu vytisknete třeba obchodní mail a uskladníte je ve složce s nápisem "Projekt Manhattan".

Na další list papíru (tentokrát však ve formátu malého žlutého lístečku) si napíšete "Zítra koupit centrifugu" a přilepíte si jej na okraj monitoru, abyste na svůj nákup nezapomenuli.

Infolog v EGroupware funguje úplně stejně.

Jeden záznam v infologu hraje ve vaší bezpapírové kanceláři v EGroupware stejnou roli, jako list papíru či žlutý lísteček na okraji monitoru. Roli složek, šanonů, pořadačů a nadepsaných polic pak v EGroupware obvykle přebírá část "Správce projektů" (tu si vysvětlíme v dalším díle tohoto seriálu).

Na rozdíl od skutečného listu papíru má však záznam v infologu některé vlastnosti, které papír v reálném světě postrádá:

Odkazy

Součástí informací uložených v jednom konkrétním záznamu v infologu je i informace o tom, do které složky (projektu) je tento záznam uložen (často jde o jediný odkaz). Záznam v infologu však může být připojen k prakticky libovolnému objektu v EGroupware, takže odkaz může vést třeba do kalendáře nebo do kontaktů.

Ve své praxi ukládám do infologu velice často maily s objednávkami, později pak k tomuto záznamu připojuji pracovní výkazy - i tyto výkazy pak mohu najít mezi odkazy konkrétního záznamu v infologu.

Infolog není ve světě EGroupware osamocený, většinou vždy od něj vedou nitky do jiných součástí EGroupware. Odkazy v infologu vám nabízejí jak pohled na tyto nitky, tak také možnost si tyto vazby-nitky vytvořit.

Pověření

EGroupware je prostředek pro řízení pracovního týmu. Proto je poměrně typickou rolí, kterou infolog v EGroupware zastupuje, role žlutého lístečku s úkolem přilepeného na okraji monitoru. Vedoucí pracovního týmu může přilepovat tyto žluté lístečky různým lidem (nejčastěji podřízeným). Součástí záznamu v infologu je proto také informace o tom, kdo je za splnění úkolu zodpovědný. Pověřená osoba vidí takový záznam jako úkol ve svém kalendáři (při přepnutí na denní pohled), případně může tento záznam vyhledat v seznamu infologu. Stejný žlutý lísteček pak visí i na monitoru vedoucího, který vydal pověření - díky tomu tak má vedoucí možnost kontrolovat práci svých podřízených.

Vazba na projekt

Správce projektů v EGroupware (probereme příště) slouží mimo jiné i ke sledování finanční a časové náročnosti projektu. Pro tyto potřeby je proto možné u každého záznamu zadat i předpokládanou cenu a potřebný čas.

Termíny

Jelikož infolog se velmi často používá pro přidělování úkolů a sledování termínů, je součástí každého záznamu i datum, kdy byl záznam vytvořen (nebo od kdy platí), a termín dokončení. Zároveň můžete u každého úkolu zadat stav (nadcházející, hotovo) a míru dokončení (v procentech). Termíny v infologu se promítají i do správce projektů.

Typ záznamu, kategorie

V infologu se rozlišují čtyři různé typy záznamů - úkol, mail, telefonát a poznámka. Prakticky se od sebe liší pouze svým stavem při založení (splněno × nesplněno) a ikonkami v přehledech, funkce záznamu zůstavají stejné.

Rozlišovat záznamy je vhodné například v kontaktech či projektech - jako telefonát označíte záznam "Bavil jsem se s panem X, probrali jsme dodávku kyseliny fluorovodíkové", jako poznámku text "Pan X miluje oříškovou čokoládu" a jako úkol nebo mail s termínem pro splnění pak záznam "Musíme dořešit cisternu a dát vědět panu X mailem."

Další prostředek pro rozlišení různých záznamů poskytují kategorie - vytvoříte-li si a zadáte pro své záznamy různé kategorie, usnadní vám to vyhledávání relevantních záznamů.

Odkazy

Jak vytvořit úkol z mailu
Různé pohledy na kalendář
Zadání úkolu do projektu
Jak připojit pracovní výkaz k úkolu