Instalace a spuštění TeamOnline CRM

Aplikaci TeamOnline CRM najdete na stránkách firmy TeamOnline:

http://teamonline.cz/teamonline-crm-demo

Aplikace je napsaná v Javě a spouští se přímo ve vašem prohlížeči. Nebo by to tak alespoň mělo být, záleží samozřejmě, máte-li Javu nainstalovanou a zprovozněnou. Dále potřebujete k provozování TeamOnline CRM Adobe Acrobat Reader (to jsem schválně zvědavý, jak se TeamOnline CRM vypořádá s Okularem v KDE4) a OpenOffice.org minimálně verze 3. Technické požadavky i s odkazem najdete na stránkách teamonline: http://teamonline.cz/crm-technicke-pozadavky.

Já mám raději, má-li desktopová aplikace vlastní okno, takže jsem si stáhnul archiv .jar přímo na svůj disk a spouštím aplikaci ručně, bez asistence webového prohlížeče:

wget http://www.teamonline.cz/onlinedemo/TOCrm.jar
java -jar TOCrm.jar

Navíc mi takovýto způsob provozování libovolné aplikace vyhovuje spíše, než běh v okně prohlížeče. Budete-li však zkoušet podobné nestandardní hacky, tak vězte, že v aplikaci se čas od času dělají změny. Nezapomeňte tedy svou kopii .jar archivu u sebe na disku pravidelně obnovovat, například cronem a wgetem každou noc, kdy je linka volná. Pamatujte také na to, že uvedený odkaz se může kdykoliv změnit, a že při spouštění v prohlížeči máte vždy jistotu, že startujete nejaktuálnější verzi.

Máte-li i přesto se spouštěním aplikace TeamOnline CRM problémy, zkuste si do svého počítače nainstalovat Windows nebo se obrátit přímo na firmu TeamOnline. Se spouštěním ve Windows jsem nenarazil na žádné problémy (krom toho, že jsem si musel vypůjčit notebook a Windows nainstalovat, abych to měl vůbec na čem vyzkoušet - to si nestěžuju, to se chlubím).

Přístup do aplikace TeamOnline CRM

Abyste se mohli do aplikace přihlásit, potřebujete znát přístupové údaje. Ty získáte po registraci na stránce

http://teamonline.cz/teamonline-crm-demo

Kontakty

CRM je aplikace orientovaná na udržování vztahů se zákazníky. Pro každého zákazníka je středem jeho zájmů právě on sám. Jsou to jeho zájmy, co zákazníka přivedlo až do vaší firmy. Z tohoto pohledu je přirozené začít naše seznámení s TeamOnline CRM právě u evidence zákazníků.

Kontakty jsou v TeamOnline CRM rozdělené do čtyř škatulek: Akvizice, Firmy, Osoby, Kontakty. V každé škatulce se skladují trochu jiné informace.

Akvizice, Firmy

Na první pohled jsou obě škatulky stejné. V obou se shromažďují údaje o různých firmách. Proč jsou tedy oddělené?

Akvizice slouží jako rybníček, ze kterého vaši obchodníci mohou vylovit potenciálního zákazníka a oslovit jej svou obchodní nabídkou. Rybniční faunu je možné do tohoto rezervoáru doplňovat z různých reklamních materiálů, letáčků, z inernetu a podobně. Kontakty v této přihrádce zatím nejsou aktivní, čekají na vaši akci.

Jakmile zákazníka oslovíte a začnete s ním blíže spolupracovat, je čas jej přesunout do přihrádky "Firmy". Tato přihrádka slouží jako shromaždiště aktivních zákazníků-firem, se kterými vaši obchodníci udržují čilé obchodní vztahy.

Osoby, kontakty

Jakmile se vašemu obchodníkovi podaří při oslovování nějaké firmy dostat přes telefonní ústředu (Pro češtinu stiskněte 1, For english press 2, Kwa Kiswahili, waandishi wa habari 3...), přes antispamový filtr v poště a nakonec i přes sekretářku chranící drahocený pracovní čas svého šéfa, začne váš obchodník jednat ve firmě zákazníka se skutečným, živým člověkem z masa a kostí. Pro evidenci těchto lidí slouží v TeamOnline CRM přihrádka "Osoby".

V každé firmě je zaměstnáno mnoho různých osob - množství lidí spojených s konkrétní firmou tedy není omezené. I když je seznam osob oddělený od seznamu firem, při otevření formuláře s údaji firmy dostanete hned na první straně a dále pak i na samostatné kartě i seznam osob, který můžete upravovat či doplňovat přímo na místě - záznam o firmě není nutné opouštět.

U každého člověka je typické, že je dostupný několika různými způsoby - existuje na něj množství rozličných kontaktů: několik mailů, mobil firemní i soukromý, pevná linka do práce, adresa sip, jabber a podobně. Kontakty na konkrétní osobu najdete hned na první stránce formuláře s údaji ke konkrétní osobě i na samostatné kartě.

Přihrádka "Kontakty" slouží především jako přehled všech různých kontaktů - osobně bych kontakty vyhledával spíše v seznamu osob.

Co vše lze evidovat

U firem se eviduje soubor obvyklých údajů: název, IČ, DIČ, adresa provozovny a tak dále. Navíc se však některé údaje, snadno zjistitelné přes internet, vůbec nemusejí přepisovat ručně - aplikace TeamOnline CRM je dokaže najít na internetu a importovat do kontaktního formuláře. Nepostačuje-li vám standardní nabídka údajů vestavěná v aplikaci, můžete si vytvořit vlastní pole navíc na kartě Udp (uživatelsky definovatelná pole).

Součástí informací o firmě je i soupis provozoven, zatřídění (odběratel, dodavatel a podobně) a seznam osob svázaných s touto firmou.

U osob je rozsah evidovaných údajů až nepříjemně rozsáhlý (říkám si tak, v kolik různých podobných databázích figuruji a co vše o mě ONI vědí). U osob se předpokládá vazba na firmu (a provozovnu), takže kromě základních údajů (jméno, příjmení a tak dále) se eviduje u osoby i firma, oddělení a pozice ve firmě (marně tam hledám pozici "Majitel" - naštěstí lze údaje do všech podobných seznamů snadno doplnit). Navíc však lze zadat i osobnostní typ, aby váš obchodník už předem věděl, bude-li jednat s uskřípnutým účetním nebo se sebevědomým majitelem firmy, záliby, skupiny osob (např. fanoušci z facebooku) a kontakty. Kontaktů může být neomezené množství, jejich typ se může lišit - mail, telefon a podobně.

Mimo to je každý záznam ve firmách, osobách i kontaktech omezený časově. Jakmile si začnete vést o svých zákaznících podobnou evidenci, dostanete se velmi brzy do situace, kdy například správce IT ve firmě podá výpověď a firmu opustí. Abyste neztratili vazby na různé aktivity spojené konkrétně s tímto člověkem, nelze takový kontakt smazat. Aby se vám však takový kontakt nemíchal mezi ostatní, platné záznamy, můžete jej omezit časově.

Samozřejmostí je u každé firmy či osoby i možnost připojit libovolnou přílohu, například v podobě MS Office dokumentu.

Seznam firem a osob

Další dávka užitečných informací na vás čeká v seznamu osob či firem (ve škatulce Akvizice i Firmy). Okno seznamu je rozdělené na dvě části - v horní části je samotný seznam, ve spodní části okna najdete několik karet s informacemi o právě vybrané firmě či osobě.

Jednak zde najdete velmi rychle informace o osobách, provozovnách, kontaktech a podobně - to jsou údaje, které se zobrazují i ve formulářích po kliknutí na položku v seznamu.

Důležitější však pro vás budou spíše informace o dalších navazujících položkách. Přehledně zde najdete poznámky o telefonátech, mailech, schůzkách a úkolech spojených s konkrétní osobou či firmou. U firem pak navíc i vazby na konkrétní obchodní případy, kalkulace a faktury. Kliknute-li myší na kteroukoliv položku v seznamu, otevře se vám příslušný formulář, ve kterém můžete zjistit podrobnější údaje, nebo položku rovnou změnit.

Zaujal vás systém TeamOnline CRM a chcete se dozvědět více? Na stránkách www.teamonline.cz je k dispozici online demoverze, náhledy z aplikace, termíny veřejných prezentací a další.