Bezpečnost

Kdo ohrožuje vaše data?

Žijete v představě, že internet se hemží nebezpečnými individui a že na vaše data čeká nebezpečí na každém kroku? Myslíte si, že si vaše konkurence najme nějakého šikovného hackera, aby se dostali k vašim databázím? Myslíte si, že když koupíte nebo si necháte nastavit ten nejlepší firewall od těch nejlepších odborníků, aby se žádný nekalý živel, ať už virus či nějaký zlořečený hacker, nedostal do vaší sítě, jsou vaše data v bezpečí?

Mám pro vás špatnou zprávu - pravděpodobně se šeredně mýlíte. Neznamená to, že veškeré výdaje na zabezpečení vaší sítě jsou vyhozené peníze. Znamená to pouze, že jste zapoměli zabezpečit svá data před tím největším nebezpečím, které na ně číhá - před svými vlastními zaměstnanci.

Bude-li se chtít vaše konkurence dostat k vašim cenným datům, rozhodně nebude shánět žádného hackera. Takoví lidé se vyskytují pouze v reportážích jisté televizní stanice, ve skutečnosti však obvykle není v silách obyčejného smrtelníka prolomit zabezpečení ani průměrné sítě. Bude-li si o vás chtít vaše konkurence něco zjistit, použije k tomu služeb vašich vlastních zaměstanců.

Nejlacinějším prostředkem - nicméně velmi účinným - je obyčejný telefon: "Haló, tady je IT oddělení. Děláme nějaké úpravy u vás na počítači, můžete nám, prosím, prozradit heslo?" Lidem může být divné, že voláte z mobilního telefonu a ne z vnitřní linky, případně se budou divit, že jim volá někdo cizí: "No já jsem z firmy Hacker & syn, proto mě neznáte." Obyčejný člověk pracující v obchodním oddělení, jen z donucení posazený ke klávesnici, vyzvoní dostatečně naléhavému hlasu v telefonu prakticky cokoliv (mohl bych vykládat, jakým partyzánským způsobem občas měním DNS záznamy u svých klientů). Neznamená to, že vaši zaměstanci jsou vážně tak hloupí - oni jen nevědí, jak účinná taková manipulace může být.

Zklame-li tento prostředek, nastupují peníze. Každý člověk má svoji cenu. Je-li výše nabízené částky dostatečně přesvědčivá, váš vlastní zaměstanec vynese na flashce ochotně vše, k čemu získá ve vaší firmě přístup.

Ale často nemusí jít ani o záměr - stačí, když se sejdou u piva dva všeteční Kubové z konkurenčních firem. Po několika půllitrech na svého zaměstavatele vyžvaní cokoliv. Ten střízlivější pak vyhrál: žvanil méně a pamatoval si více.

Naprostou katastrofou pak může být nespokojený zaměstnanec, který se rozhodne data poškodit, nebo vynést. Jeho motivace je poháněna jeho vlastními pohnutkami, čekat od něj můžete prakticky cokoliv - ukřivděný nespokojenec udělá vše, na co jeho troufalost stačí.

Jak můžete svá data chránit

Jak takovým situacím předcházet? Jednoduše: každý zaměstanec by měl mít přístup pouze k těm informacím, které potřebuje k výkonu své práce. Ostatní informace by pro něj měly být tabu. Protože obyčejný zaměstanec nedokáže rozpoznat, ke kterým údajům může mít přístup, a které údaje nejsou určené jeho zrakům, musí tuto funkci převzít technika.

TeamOnline CRM pro tyto účely zavádí propracovaný systém přístupových práv. Jejich pomocí můžete zavést různá opatření - skladník tak nevidí do provizního systému obchodníků, obchodníci pro změnu nevidí do nákupních cen skladníka. Anebo vidí, ale zapovězeny jsou jim změny libovolných záznamů ve skladech. Obchodník určený pro oblast "Česká republika a přilehlé asijské země" nevidí do oblasti "Jižní Amerika". Jihoameričani zase nevidí do karet té první skupině. Nastavit přístupová práva lze i na vybrané tabulky, typy dokladů nebo dokonce k vybraným polím.

Nastavit přístupová práva takto podrobně může být velmi pracné. TeamOnline CRM proto používá systém uživatelských rolí. Množství těchto rolí už je přednastavených v systému.

Zabezpečení přenosů

Aplikaci TeamOnline CRM lze provozovat i na serverech firmy TeamOnline (vysvětlím o kousek dále). V takovém případě jsou data uložená na druhém konci světa a veškerá data se přenášejí přes internet. Tehdy je strach před zloduchy na internetu na místě. Aby nebylo možné odposlouchávat přenosy mezi databázovým serverem a aplikací, jsou data zašifrovaná pomocí TLS a digitálních certifikátů. Zašifrovat lze takto i samotnou databázi.

Pohledy

Jako databázovému programátorovi je mi jasné, odkud se vzal termín "Pohled". Jde o doslovné přeložení slova "view" - v SQL databázích se tak označuje obvykle složený výběr z několika tabulek. Tento výběr se tváří jako samostatná tabulka (pouze pro čtení). Součástí tohoto výběru mohou být i různá výběrová kriteria.

Aplikace TeamOnline ukládá svá data v SQL databázi a tvůrci aplikace poskytli uživatelům přístup přímo do této databáze. S tvorbou pohledů vám pomůže jedině odborník. Máte-li však takového odborníka po ruce, můžete z databáze vydolovat i informace, které tam někde jsou, ale tvůrci aplikace žádný jiný nástroj pro jejich získání neudělali, či vůbec udělat nemohli. Namátkou mě napadá třeba "Počet obchodních případů a tržby v jednotlivých měsících" - to je informace, která by jistě někoho mohla zajímat, kterou však z TeamOnline CRM jinak, než přes pohledy, pravděpodobně nedostanete.

Několik pohledů najdete v aplikaci už od přírody - jako typického představitele uvedu pohled "Faktury po splatnosti"

Team Reporter

Team Reporter toho sám o sobě příliš nedokáže - je to obyčejný budík, který ve stanovenou dobu odešle mail. Jeho hlavní síla spočívá ve spojení s vašimi pohledy. Pomocí pohledů dokážete z databáze vydolovat jakoukoli informaci, váš úslužný pomocník Team Reporter vám pak tuto informaci pošle do vaší poštovní schránky. Díky Team Reportéru tak můžete mít ve své poště každé ráno hlášení o nezaplacených fakturách, o práci svých podřízených a třeba o svých úkolech na dnešní den. Záleží jen na vaší fantazii a na vaší zručnosti při vytváření pohledů.

Propojení s OpenOffice.org

Kancelářský balík OpenOffice.org se v aplikaci TeamOnline CRM používá především pro tisk. Tisk sestav z TeamOnline CRM probíhá několikafázově:

• Vyvoříte si šablonu, podle které se má vytvořit výsledný dokument. Šablony se dají ukládat, nemusíte je proto vytvářet pokaždé znovu - stačí jen jednou. Šablon může být libovolné množství, stejná data mohou být vytištěna pokaždé různě.
• Vyberou se data a podle této šablony se vytvoří soubor pro OpenOffice.org
• Dokument vygenerovaný z vaší šablony a vybraných dat se otevře v kancelářské aplikaci OpenOffice.org.
• V aplikaci OpenOffice.org můžete udělat do hotové sestavy ještě dodatečné změny.
• Nakonec sestavu vytisknete z OpenOffice.org - ale nemusíte. OpenOffice.org umí libovolný dokument exportovat například do pdf

Napsané to vypadá složitě - v praxi kliknete na ikonku s tiskárnou, zvolíte formát a za chvíli máte ve svém kancelářském balíku otevřený hotový dokument.

Nápad s tiskem prostřednictvím OpenOffice.org se mi moc líbí - tisk díky tomu získává zcela novou dimenzi a pružnost.

Ldap

Ldap je databáze pro uložení uživatelských účtů. Databázi ldap používá pro uložení svých dat například Microsoft v Active Directory.

Největší síť, kterou spravuji, má údaje o stovkách uživatelů uložené také v databázi ldap (na linuxu). Propojení s touto databází by mne proto vyloženě potěšilo. Databázi ldap zmiňuji pouze pro zajímavost - z uživatelského hlediska je jedno, jsou-li uživatelské účty uložené v aplikaci TeamOnline CRM, nebo v externí databázi. Podaří-li se vám však uživatelskou databázi při zavádění TeamOnline CRM do provozu sjednotit, budou mít administrátoři vaší sítě mnohem jednodušší práci a zmenší se prostor pro chyby (například uživatel zrušený v systému, v TeamOnline CRM však ne).

Nepotřebujete vlastní server

Abyste mohli provozovat aplikaci TeamOnline CRM, nepotřebujete vlastní server. Firma TeamOnline nabízí ve spolupráci s firmou Apollo Multimedia s.r.o. hostování aplikace na spolehlivých a zapezpečených serverech. Společnost Apollo Multimedia garantuje vysoce profesionální úroveň služeb a bezpečnost vašich dat je tak v rukou odborníků - nemusíte se starat o zálohování, archivaci, údržbu serverů a podobně.

Tuto možnost můžete využít, nemáte-li vlastního IT odborníka, nebo svému IT nedůvěřujete. Správa sítě bývá v mnoha firmách na tristní úrovni - na správce sítě se někdy kvalifikuje firemní oborník na IT jen tím, že dovede nainstalovat Windows. Zeptejte se svého IT, jak zálohuje data. Odpoví-li: "Každý večer překopíruji důležitá data do záložního adresáře", využijte raději služeb TeamOnline a hostujte aplikaci u nich. Lidé jsou neuvěřitelně tvůrčí, IT pracovník u jednoho mého zákazníka mi na nabídku vytvoření zálohovací strategie odpověděl: "Ale tam jsou tak tajná data, že se nesmí kopírovat nikam jinam!"

Ať už jsou data tajná nebo netajná, v tomto případě bych volil rozhodně provozování přes internet.

Závěr

Seriál o TeamOnline CRM končí. Snažil jsem se v něm vyhnout příliš detailním popisům - to ani nebylo v mých možnostech. Naopak jsem se pokusil názorně vysvětlit, k čemu vám může CRM posloužit, co můžete od CRM očekávat a požadovat.

TeamOnline CRM je jistě jen jednou z celé řady podobných aplikací - probudil-li však tento seriál váš zájem o CRM aplikaci, rozhodně navštivte web http://teamonline.cz a vyzkoušejte TeamOnline CRM.

Zaujal vás systém TeamOnline CRM a chcete se dozvědět více? Na stránkách www.teamonline.cz je k dispozici online demoverze, náhledy z aplikace, termíny veřejných prezentací a další.